Wer in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen für die Buchhaltung verantwortlich ist, kennt das Problem: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, als PDF, als gescannte Belege oder noch immer als Papier. Jede einzelne muss manuell geöffnet, geprüft, abgetippt und zugeordnet werden. Das kostet Zeit und Nerven. Zudem erhöht es das Fehlerrisiko erheblich.
Mit Odoo geht das heute deutlich einfacher. Der integrierte IAP-Service zur automatischen Rechnungserkennung (Invoice Digitization) übernimmt das Auslesen von Lieferantenrechnungen vollständig – inklusive Datum, Beträgen, Steuersätzen und Lieferanten. Diese Funktion ist für viele Odoo-Interessenten ein echter Aha-Moment: Keine zusätzliche Software. Keine Schnittstelle. Keine Installationskosten. Einfach PDF hochladen – und Odoo erledigt den Rest.
Warum die Digitalisierung von Eingangsrechnungen so wichtig und wertvoll ist
In vielen KMU sieht der Alltag so aus:
- Rechnungen werden aus E-Mails exportiert
- man öffnet ein PDF nach dem anderen
- man tippt Rechnungsnummern und Beträge ab
- man kontrolliert mehrmals, um Fehler zu vermeiden
- man sucht die richtigen Lieferanten
Das mag pro Rechnung nur wenige Minuten dauern – aber in der Summe ist es ein enormer Zeitfresser. Die Odoo-Lösung setzt genau hier an: Weniger Klicks. Weniger Aufwand. Weniger Fehler.
Und vor allem: Ein durchgängiger digitaler Prozess von Eingang bis Zahlung.
Wie funktioniert der IAP-Service „Invoice Digitization“?
Die Nutzung ist erstaunlich einfach – genau deshalb profitieren KMU besonders davon. Sobald eine Rechnung eingeht, passiert folgendes:
1️⃣ Rechnung hochladen
Der Nutzer lädt eine PDF-Datei oder ein Foto der Rechnung direkt in Odoo hoch, z. B. in „Einkauf → Lieferantenrechnungen“.
2️⃣ Automatische Erkennung durch KI
Odoo schickt das Dokument über eine gesicherte Verbindung an den IAP-Service. Dort liest eine moderne OCR- und KI-Erkennungslogik die Rechnung aus – in wenigen Sekunden.
3️⃣ Vollständige Übernahme der Inhalte
Folgende Werte werden automatisch erkannt und eingetragen:
- Lieferant
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Nettobeträge
- Steuersätze
- Gesamtsumme
- Währung
- IBAN (falls vorhanden)
Odoo erkennt sogar mehrere Rechnungspositionen, sofern sie sauber strukturiert sind.
4️⃣ Buchungsentwurf prüfen & verbuchen
Odoo legt einen vollständigen Entwurf an. Der Benutzer prüft und bestätigt – fertig. Ein Prozess, der früher Minuten dauerte, ist heute in unter 10 Sekunden erledigt.
Für welche Unternehmen lohnt sich das besonders?
Der IAP-Service ist ein idealer Baustein für alle Odoo-Nutzer, aber besonders wertvoll ist er für:
- Handelsunternehmen
- Bau- und Handwerksbetriebe
- Online-Shops
- Agenturen
- produzierende Unternehmen
- Buchhaltungsbüros mit vielen Mandanten
Kurz gesagt: für jedes KMU, das mehr als 20 Eingangsrechnungen pro Woche verarbeitet.
Wie viel Zeit spart das tatsächlich? – Ein Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen erhält täglich ca. 25 Eingangsrechnungen:
- Manuelle Erfassung: ca. 1–2 Minuten pro Rechnung
- Odoo-Automatisierung: ca. 5–10 Sekunden pro Rechnung
Zeitersparnis pro Tag: ca. 30–40 Minuten
Zeitersparnis pro Monat: über 12 Stunden Und dafür?
Kosten von gerade einmal 0,08–0,10 € pro Rechnung (8 bis 10 Euro pro Monat bei 100 Rechnungen).
Damit ist dieser Service eine der günstigsten Automatisierungsmaßnahmen überhaupt.
Was kostet die automatische Rechnungserkennung?
Odoo arbeitet – genau wie bei der Stammdatenpflege mit Partner-Autovervollständigen – mit einem Credit-System. Credits werden im Odoo-IAP-Shop gekauft, es gibt keine Abo-Gebühren, sondern nur eine Kostenstelle pro tatsächlich digitalisierter Rechnung.
Typische Pakete:
| Paket | Anzahl Digitalisierungen | Preis | Kosten pro Rechnung |
|---|---|---|---|
| Starter Pack | 50 | 5,00 € | 0,10 € |
| Standard Pack | 500 | 45,00 € | 0,09 € |
| Expert Pack | 5.000 | 400,00 € | 0,08 € |
➡️ Kein Setup
➡️ keine monatlichen Kosten
➡️ keine Abhängigkeit von Drittsoftware
Zum Vergleich: Viele externe OCR-Tools kosten 0,25–0,50 € pro digitalisierter Rechnung – ohne direkte Odoo-Integration. Odoo ist also um den Faktor 3–6× günstiger, direkt integriert und deutlich komfortabler.
Warum gerade KMU davon profitieren
Große Konzerne betreiben schon seit Jahren komplexe Rechnungseingangsworkflows. Für KMU war das bisher schwierig – entweder zu teuer, zu kompliziert oder zu unflexibel.
Odoo schafft hier etwas Neues:
- Niedrige Einstiegskosten
- hohe Erkennungsqualität
- voll integriert in Einkauf, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
- keine Schulung notwendig
- keine externe App erforderlich
Und: die Funktion ist sofort produktiv einsetzbar – ohne Setup und ohne Wartung.
Datenschutz, Sicherheit & DSGVO
Odoo S.A. ist ein europäisches Unternehmen und verarbeitet ausschließlich Rechnungsinhalte, die zur Extraktion notwendig sind – keine personenbezogenen Daten, keine Kundendatenbanken, keine Tracking-Informationen.
Die Verarbeitung erfolgt:
- verschlüsselt
- DSGVO-konform
- transparent dokumentiert
- vollständig kontrollierbar
Nach der Verarbeitung wird das Dokument nicht erneut gespeichert oder weitergegeben.
Für KMU bedeutet das maximale Sicherheit bei minimalem Risiko.
Wie unterscheidet sich Odoo von anderen OCR-Lösungen?
| Kriterium | Odoo IAP Digitization | Externe OCR-Tools |
|---|---|---|
| Preis pro Rechnung | 0,08–0,10 € | 0,20–0,50 € |
| Integration in ERP | 100 % | teilweise |
| Setup nötig | nein | ja |
| Automatische Lieferantenerkennung | ja | selten |
| Vollständige FI-Integration | ja | nein |
| Erkennung von Steuersätzen | ja | variabel |
| Lernendes System | ja | teilweise |
Odoo ist nicht nur günstiger – es ist nahtlos eingebettet in die Module Einkauf, Buchhaltung und Zahlungen. Damit wird aus einer einzelnen Funktion ein durchgängiger digitaler Prozess, der sich sofort im Alltag bemerkbar macht.
Fazit: Kleine Kosten, offensichtlicher Nutzen
Mit dem IAP-Service zur digitalen Rechnungserkennung zeigt Odoo, dass Automatisierung heutzutage weder teuer noch technisch kompliziert sein muss. Schon mit wenigen Euro pro Monat lassen sich:
- Buchhaltungsprozesse verschlanken
- Fehlerquoten reduzieren
- Durchlaufzeiten verkürzen
- Freiräume für wertschöpfende Arbeit schaffen
Wer Odoo nutzt – oder darüber nachdenkt – sollte diese Funktion unbedingt testen. Der Effekt auf Effizienz und Datenqualität ist enorm, die Kosten sind minimal. Für KMU ist es einer der schnellsten Wege, von moderner digitaler Buchhaltung zu profitieren.
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Papierlos in Minuten: Wie Odoo Eingangsrechnungen automatisch digitalisiert – dank IAP-Service und künstlicher Intelligenz