Odoo für Architekten & Ingenieure

Die Anforderungen an moderne Architektur- und Ingenieurbüros sind enorm: Projekte werden komplexer, Budgets enger, Nachweise umfangreicher.

Wer heute plant, muss nicht nur kreativ, sondern auch digital perfekt organisiert sein. Mit Odoo steht Büros eine Lösung zur Verfügung, die Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgetkontrolle, Abrechnung und Dokumentenmanagement auf einer Plattform vereint.

So können Architekten und Ingenieure ihre Projekte effizient, transparent und wirtschaftlich abwickeln – von der ersten Skizze bis zur Schlussrechnung.

1. Die Herausforderungen moderner Planungsbüros

Architektur- und Ingenieurbüros sind längst nicht mehr nur Kreativdienstleister – sie sind komplexe Projektorganisationen.

Die typischen Herausforderungen:

• Viele parallele Projekte mit unterschiedlichen Leistungsphasen (LPH 1–9)
• HOAI-basierte Honorarabrechnung mit Kostenschätzung, -berechnung und -kontrolle
• Unterschiedliche Auftraggeber und Subunternehmer
• Nachweispflichten für öffentliche und private Bauherren
• Zeiterfassung für Team, Partner und externe Fachplaner
• Versionssichere Dokumentenablage (Pläne, Verträge, Protokolle)

Oft kommen hier isolierte Tools zum Einsatz – Excel für Kosten, Outlook für Kommunikation, Zeiterfassung in einer App, Rechnungen in DATEV. Das führt zu Dateninseln und Zeitverlust bei Abstimmung und Kontrolle.

Odoo löst genau dieses Problem – mit einer integrierten, modularen ERP-Lösung speziell für projektorientierte Unternehmen.

2. Projektmanagement mit Struktur – Leistungsphasen im Griff

Mit Odoo Project lassen sich Projekte übersichtlich nach Leistungsphasen strukturieren. Jede Phase kann als Task-Gruppe mit eigenem Budget, Team, Deadlines und Checklisten angelegt werden.

Beispiel:

• LPH 1–2: Grundlagenermittlung & Vorplanung
• LPH 3–5: Entwurfs-, Genehmigungs- & Ausführungsplanung
• LPH 6–9: Ausschreibung, Bauüberwachung, Dokumentation

Jede Aufgabe ist im Kanban-Board oder in der Gantt-Ansicht sichtbar. Projektdetails wie Planstände, Änderungsanträge oder Freigaben können direkt im System nachverfolgt werden.

Durch die Integration mit Documents lassen sich auch Zeichnungen, Verträge und Planungsunterlagen zentral ablegen – versionssicher, nachvollziehbar und mit Freigabehistorie.

3. Zeiterfassung und Leistungskontrolle

Ein zentraler Erfolgsfaktor für Planungsbüros ist die korrekte Erfassung von Stunden und die Zuordnung zu Leistungsphasen oder Projekten.

Mit Odoo Timesheets wird das ganz einfach:

• Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt am Projekt, optional mit Stundensätzen, Beschreibung und Kategorie (Planung, Bauleitung, Meeting, etc.).
• Alle Zeiten fließen automatisch in die Projektkosten, die Budgetauswertung und – falls gewünscht – in die spätere Rechnungsstellung nach Aufwand oder HOAI-Leistungsbild ein.

Besonders praktisch: Über die Odoo-Mobile-App lassen sich Zeiten auch direkt auf der Baustelle oder unterwegs erfassen.

4. HOAI & Abrechnung – automatisiert und transparent

Die Abrechnung nach HOAI ist in vielen Büros noch Handarbeit – mit Excel-Tabellen, Honorarzonen und unklaren Zuschlägen.

Mit Odoo kann dieser Prozess digitalisiert und automatisiert werden.

• Kostenschätzung & Berechnung: Integration mit Projektbudgets und Aufwandsdaten
• Honorarermittlung: Berechnung von Basishonoraren, Zuschlägen und Nebenkosten nach HOAI
• Rechnungsstellung: Automatische Fakturierung aus Projektfortschritt oder Zeiterfassung
• Teilrechnungen & Abschläge: Einfaches Generieren von Abschlagsrechnungen pro Leistungsphase
• E-Rechnungen: Odoo bietet Out-of-the-Box alle gängigen E-Rechnungsformate
  

Über Odoo Accounting (mit deutschem SKR03/SKR04-Kontenrahmen und DATEV-Export) können Rechnungen direkt verbucht und an Steuerberater übergeben werden.

5. Dokumentation & Bauprotokolle

Ein weiterer Vorteil von Odoo liegt im integrierten Dokumentenmanagement (Odoo Documents): Pläne, Berichte, Baustellenprotokolle oder E-Mails werden direkt am Projekt gespeichert.

Highlights:

• Versionierung & Änderungsverfolgung
• Zugriffsbeschränkungen nach Projektrollen
• Dokumentfreigabe mit elektronischer Signatur (Odoo Sign)
• Automatische PDF-Erstellung für Bautagebuch oder Mängelberichte

Das sorgt für Nachvollziehbarkeit und reduziert Streitigkeiten bei Bauabnahmen oder Gewährleistung.

6. Ressourcenplanung & Teamorganisation

Gerade in interdisziplinären Büros mit mehreren Teams (Architektur, TGA, Statik, Bauleitung) ist eine klare Ressourcenplanung entscheidend.

Mit Odoo lassen sich:

• Personalkapazitäten pro Projekt planen
• Rollen & Verantwortlichkeiten definieren
• Abwesenheiten & Urlaube berücksichtigen
• Überlastungen automatisch erkennen

Die Gantt-Ansicht zeigt, wer wann woran arbeitet – ein ideales Werkzeug für Projektleiter, um Deadlines und Auslastung im Blick zu behalten.

7. Dashboards & Controlling

Entscheidungsträger erhalten mit Odoo Echtzeit-Transparenz über alle Projekte:

• Aktuelle Stunden- und Kostenstände
• Budget vs. Ist-Vergleiche
• Rechnungs- und Zahlungseingänge
• Offene Angebote und Verträge

Über Odoo Dashboards lassen sich Kennzahlen individuell zusammenstellen, so z. B. „Kosten pro LPH“, „Produktivität pro Mitarbeiter“ oder „Fakturierte Stundenquote“.

Auf diese Weise können Büros frühzeitig reagieren – bevor Projekte aus dem Ruder laufen.

8. Zusammenarbeit mit Auftraggebern & Partnern

Odoo erleichtert auch die externe Zusammenarbeit:

• Kundenportal: Auftraggeber können Projektfortschritte, Dokumente und Rechnungen online einsehen
• Partnerzugänge: Fachingenieure oder Subplaner erhalten Zugriff auf freigegebene Bereiche
• Automatische Kommunikation: Benachrichtigungen über Freigaben, Änderungen oder Deadlines

Damit wird Odoo zu einer echten Kollaborationsplattform für Bauprojekte – nicht nur für das eigene Büro, sondern auch für externe Beteiligte.

9. Module, die für Architekten & Ingenieure besonders relevant sind

Fazit: Ein System für alles – von der Idee bis zur Schlussrechnung

Architekten und Ingenieure arbeiten projektorientiert, darum ist es so wichtig, über ein durchgängiges digitales System zu verfügen, das von Planung über Zeiterfassung bis zur Abrechnung alles abbildet.

Mit Odoo steht genau diese Lösung zur Verfügung – modular, transparent und auf deutsche Anforderungen anpassbar (inkl. HOAI, SKR03, DATEV-Export). Büros, die Odoo einsetzen, gewinnen somit mehr als nur Effizienz:

Sie schaffen Klarheit, reduzieren Fehler und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Odoo unterstützt Sie von der ersten Idee bis hin zur Rechnungsfreigabe – alles in einem ERP-System, das mit Ihrem Büro mitwächst und zudem sehr preiswert ist. Wir zeigen Ihnen gerne Odoo, vereinbaren Sie dafür einfach einen unverbindlichen Termin mit uns.

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