Odoo Migration

Planen Sie aktuell eine Migration Ihres bestehenden Systems auf Odoo 18 oder schon 19? Dann ist dieser Artikel für Sie genau richtig:

1. Das grundsätzliche Warum

Wir starten mit einem Praxis-Beispiel: Sie haben irgendwann angefangen, Ihr Unternehmen zu digitalisieren, will sagen, weg vom Zettel und Stift und hin zum ERP. Odoo bietet dafür alle Möglichkeiten. „Damals“ haben Sie sich, vielleicht sogar als Einzelkämpfer, mit Ihrer aktuellen Version Odoo 13 oder 14 auseinandergesetzt - vielleicht sogar aus der Position der Geschäftsführung heraus. Dies hat Ihnen einen massiven Sprung für ein Odoo – Wissen verschafft. Mit der Einführung von Odoo waren damals Ihre Prozesse schon mal automatisiert und der dadurch entstandene Erfolg, trieb Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in eine hervorragende Wachstumsphase...so wie sich der Unternehmer das auch wünscht.

Über die Jahre konnten Sie Ihr Business ausbauen, doch heute merken Sie, dass Ihnen irgendwas in Odoo fehlt. Das war alles damals sehr zeitgemäß, doch gewisse Erweiterungen sind längst überholt. Der Drang nach technologischem Fortschritt wächst, aber Ihr altes Odoo System gibt es nicht mehr her. Was tun? Das ist ganz einfach, es ist Zeit für eine Migration! In diesem Beitrag werden wir die Herausforderungen und Best Practices beleuchten, die für eine reibungslose Odoo-Migration entscheidend sind. Weiter gehen wir auf das Thema Kosten ein und veranschaulichen, warum eine Migration sich schnell auszahlen kann.

Bild: “openERP”- Oberfläche vor der Umbenennung in “Odoo”

Bild: Ein Beispiel wie die App Kontakte in Odoo 18 aussieht

2. Technische Gründe

Die Migration zu einer aktuellen Odoo-Version kann für Unternehmen eine transformative Erfahrung sein, die Prozesse optimiert und Effizienz steigert. Doch wie gelingt eine solche Migration erfolgreich?

2.1. Notwendigkeit

Odoo ist ein umfassendes ERP-System, das Unternehmen hilft, ihre Betriebsabläufe zu strukturieren und zu automatisieren. Eine Migration kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein:

• Technologische Aktualisierung: Die technologische Aktualisierung ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen eine Migration zu einer neuen Odoo-Version in Betracht ziehen. Neue Versionen von Odoo bieten verbesserte Funktionen und Leistungen, die die Effizienz und Skalierbarkeit erhöhen. Ein kurzer Blick in die aktuellen Release Notes reicht aus, um zu verstehen, wie notwendig dieser Punkt wirklich ist.

• Prozessoptimierung und Automatisierung: Fortschritte in der Automatisierung helfen Unternehmen, repetitive Aufgaben zu minimieren und Zeit zu sparen. Odoo ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Prozesse zu rationalisieren und manuelle Fehler zu minimieren. Ein Beispiel ist die Prozessoptimierung im Vergleich Odoo 14 zu 18 in der App Fertigung und der App Werkstatt/ Shop Floor.

• Benutzerfreundlichkeit: Verbesserungen in der Benutzeroberfläche machen die Bedienung intuitiver und reduzieren den Schulungsaufwand für Mitarbeiter.

• Integration von Modulen: Odoo 18 bietet eine Vielzahl von Modulen, die sich nahtlos in Ihr bestehendes System integrieren lassen, wie CRM, Verkauf, Lagerverwaltung und Buchhaltung. Zusätzlich ist heutzutage sogar die Integration von WhatsApp möglich. Weiter gibt es zahlreiche neue Module von Drittanbietern, welche Ihr Odoo in der neuen Version mit diversen Anpassungen versorgen können. Nicht alle aktuellen Drittanbieter Module sind auch für ältere Versionen verfügbar.

• Einführung neuer Technologien durch KI-gestützte Tools: Neuere Odoo-Versionen bieten oft KI-Funktionen zur Analyse von Daten oder zur Automatisierung von Prozessen. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag mehr über den Einzug von KI in Odoo.

• IoT-Kompatibilität: Die Integration von IoT-Geräten (z. B. RFID Chips für Lagerverwaltung oder NFC im HR) wird durch moderne Odoo-Versionen erleichtert.

• Sicherheit Ihrer Unternehmenskritischen Daten: Mit jeder neuen Odoo-Version werden Sicherheitslücken geschlossen und die Plattform wird robuster gegen potenzielle Bedrohungen.Zusätzlich implementieren neue Versionen moderne Sicherheitsstandards, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.

• Regelmäßige Updates: Durch die Migration auf eine aktuelle Version erhalten Unternehmen Zugang zu fortlaufenden Sicherheits-Patches. Odoo selbst unterstützt die jeweils drei letzten Hauptversionen. Mit einer anstehenden Odoo 19 Version werden die Versionen 19, 18, 17 unterstützt, das bedeutet die Version 16 supported Odoo dann nicht mehr.

• Performance-Steigerung: Technologische Aktualisierungen zielen darauf ab, die Leistung des Systems zu verbessern in Form einer schnelleren Verarbeitung (optimierte Datenbankstrukturen und verbesserte Algorithmen sorgen für eine schnellere Verarbeitung von Transaktionen).

• Skalierbarkeit: Neue Odoo Versionen sind noch besser darauf ausgelegt, mit wachsenden Datenmengen und Benutzerzahlen umzugehen.

Bild: Im Jahre 2011 - openERP mit dem GTK-Client

2.2. Herausforderungen bei der Odoo-Migration

Obwohl Odoo-Migrationen viele Vorteile bieten, gibt es auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Daher benötigen Sie einen starken Partner mit viel Erfahrung! Mögliche Herausforderungen, denen Sie sich nicht allein stellen sollten:

• Datenintegrität: Sicherstellen, dass die Daten während der Migration unverändert bleiben.

• Datenmenge: Der Transfer großer Datenmengen kann zeitaufwendig sein.

• Datenmapping: Die korrekte Zuordnung von Datenfeldern zwischen altem und neuem System ist entscheidend. Hier gibt es regelmäßige Neuerungen.

• Kompatibilitätsprobleme, benutzerdefinierte Module: Diese müssen möglicherweise aktualisiert werden, um mit der neuen Version kompatibel zu sein.
  Entscheidend ist an dieser Stelle zu unterscheiden, ob Anpassungen aus alten Versionen überhaupt noch benötigt würden. Odoo entwickelt sich im Standard weiter und hat vielleicht eine damalige und vielleicht kostspielige Anpassung in der aktuellen Version schon im Standard implementiert. Hier bedarf es vielleicht nur einer Schulung der Mitarbeiter im neuen Standard.
• Externe Anwendungen: Es gibt verschiedene Möglichkeiten der externen Anwendung. Vielleicht sind im Legacy System noch OCA-Module verwendet worden, die es im Rahmen der Weiterentwicklung von Odoo längst nicht mehr gibt oder Drittanbieter haben Ihre Dienste stark verändert. Möglicherweise gibt es den Anbieter oder die externe Anwendung so nicht mehr für eine aktuelle Version. Kurz gesagt, externe Anwendungen können unter Umständen ohne Anpassung, mit der neuesten Odoo-Version nicht funktionieren.

• Technische Probleme, API-Änderungen: Anpassungen an API-Anfragen und Endpunkten sind erforderlich.

• Downtime-Management. Minimierung der Ausfallzeit: Planung der Migration, um Unterbrechungen zu minimieren bezüglich des Go Live

• Sicherung und Wiederherstellung: Robuste Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sind entscheidend.

2.3. Best Practices für eine Erfolgreiche Odoo-Migration

Um die Herausforderungen zu meistern, planen Sie bitte gründlich!

Unsere Best Practices:

• Zeitplan erstellen: Legen Sie einen klaren Zeitplan fest, der alle Phasen Ihres Migrationsprojektes umfasst.

• Datenprüfung und -bereinigung: Prüfen und entfernen Sie ggf. veraltete oder fehlerhafte Daten schon im Legacy. Wenn in Ihrem Altsystem schon vorhanden, nutzen Sie beispielsweise die App Datenbereinigung.

• Datenmapping: Stellen Sie sicher, dass die Datenstrukturen korrekt zugeordnet sind.

• Schrittweise Implementierung: Migrieren Sie Module schrittweise, um Risiken zu minimieren und die Anpassung der Nutzer zu erleichtern.

• Testen und Validieren mit Pilotmigration: Führen Sie zunächst eine kleine Pilotmigration durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

• Stage-Test: Testen Sie in einer sicheren Umgebung, bevor Sie live gehen.

• Analyse der aktuellen Prozesse: Identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden müssen.

• Fachkundige Unterstützung von Odoo-Experten: Nutzen Sie die Hilfe von Odoo-Entwicklern und Beratern, um komplexe Herausforderungen zu bewältigen.

Empfehlung: 

Planen Sie mit Ihrem Odoo Dienstleister nach dem Go Live eine Health-Care-Phase ein. Das bedeutet quasi eine erhöhte Rufbereitschaft Ihres Dienstleisters, vor allem des zuständigen Projektmanagers bzw. Projektberaters. Wir empfehlen hier je nach Projektgröße 1-5 Tage einzuplanen. Das Ziel ist lediglich eine schnelle Reaktion Ihres Dienstleisters. Nutzen Sie nach der Migration Ihr bestehendes Weekly für Feedbacks.

3. Kosten

Die Kosten einer Odoo-Migration können anfangs schnell abschreckend wirken, da sie verschiedene Komponenten umfassen, wie Softwarelizenzgebühren, Datenmigration, Anpassungen jeglicher Art mit anschließendem Weiterentwicklungsprojekt und Schulungen.

Diese Ausgaben sind jedoch zwingend notwendig, um die Vorteile der neuesten Technologien voll auszuschöpfen. Die Investition in eine Odoo-Migration zahlt sich langfristig aus, da sie zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führt. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Konsolidierung von Systemen können Unternehmen erheblich weniger für manuelle Fehler und redundante Softwarelösungen ausgeben. Zudem ermöglicht Odoo eine flexible Skalierbarkeit, was bedeutet, dass Unternehmen nur für die Funktionen zahlen, die sie tatsächlich nutzen.

Letztendlich generiert eine Odoo-Migration durch verbesserte Effizienz mehr Einnahmen, als sie anfangs kostet.

4. Fazit:

Die Migration ist weit mehr als ein technisches Update – sie ist ein strategischer Schritt, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Neben den klassischen Vorteilen wie Prozessoptimierung, Automatisierung und verbesserter Sicherheit eröffnet insbesondere die Integration moderner KI-Funktionen ganz neue Möglichkeiten. Wir wissen heute bereits, Odoo 19 bietet eine erweiterte KI-Unterstützung, mit der Sie Daten intelligent auswerten, Prozesse automatisiert steuern und innovative Geschäftsmodelle schneller umsetzen können. Diese Technologien verschaffen Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil: Sie reagieren schneller auf Marktveränderungen, erkennen Chancen frühzeitig und können Ihr Unternehmen effizienter steuern.

Wer weiterhin auf ältere Odoo-Versionen setzt, riskiert nicht nur Sicherheits- und Performance-Nachteile, sondern verpasst vor allem den Anschluss an die nächste Stufe der Digitalisierung. Die Investition in die Migration zahlt sich langfristig aus – durch Effizienzgewinne, geringere Fehlerquoten und den Zugang zu KI-gestützten Tools, die heute entscheidend für nachhaltigen Unternehmenserfolg sind. Nutzen Sie die Chance, Ihr Unternehmen mit Odoo fit für die Zukunft und den Wettbewerb fit zu machen.