In Zeiten digitaler Kommunikation sind E-Mails immer mehr das Rückgrat vieler Geschäftsprozesse – von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung. Doch während E-Mails im Alltag längst selbstverständlich sind, werden die rechtliche Bedeutung und die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von Emails noch oft unterschätzt.
Insbesondere in Deutschland gelten strenge Vorgaben – allen voran die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) und die DSGVO. Unternehmen, die ihre E-Mail-Kommunikation nicht korrekt und nachvollziehbar archivieren, riskieren Bußgelder und im schlimmsten Fall den Verlust wichtiger Nachweise.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit Odoo Ihre E-Mail-Kommunikation nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform und revisionssicher archivieren – ohne teure Zusatzsysteme oder komplizierte Schnittstellen.
Was bedeutet revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Der Begriff „revisionssicher“ bedeutet, dass digitale Dokumente – also auch E-Mails – vollständig, unveränderbar, jederzeit auffindbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Diese Anforderungen ergeben sich aus mehreren Rechtsvorschriften, darunter:
- GoBD (s.o.)
- HGB (Handelsgesetzbuch), AO (Abgabenordnung), UStG (Umsatzsteuergesetz)
- DSGVO (Datenschutzgrundverordnung, insbesondere bzgl. Zugriffsschutz und Transparenz)
Eine revisionssichere Archivierung muss also gewährleisten, dass:
- E-Mails automatisch und unverändert gespeichert werden,
- die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden (i. d. R. 6 bis 10 Jahre),
- die Daten jederzeit recherchierbar und dokumentiert nachvollziehbar sind,
- der Zugriff kontrolliert und geschützt erfolgt.
Warum Odoo? – Die Vorteile auf einen Blick
Odoo ist nicht nur ein ERP-System, sondern auch eine leistungsstarke Plattform für die Verwaltung von Dokumenten, Kommunikation und Prozessen. Im Zusammenspiel mit der E-Mail-Integration, dem Dokumentenmanagement und automatisierten Workflows bietet Odoo ideale Voraussetzungen für eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung:
✅ Vollständige Verknüpfung von E-Mails mit Kontakten, Angeboten, Rechnungen etc.
✅ Automatische Archivierung durch integrierte Mailserver-Anbindung
✅ Zugriffskontrolle über Benutzerrechte und Gruppen
✅ Zeitstempel und Änderungsverfolgung über das Chatter-System
✅ Integration mit externen Speicherorten und Langzeitarchiven (z. B. S3, Nextcloud)
So funktioniert die revisionssichere Archivierung in Odoo – Schritt für Schritt
1. Zentrale E-Mail-Anbindung einrichten
Im ersten Schritt wird das E-Mail-Konto (z. B. info@firma.de) über IMAP oder SMTP in Odoo eingebunden. Eingehende und ausgehende Mails werden automatisch im entsprechenden Modul gespeichert, z. B. im:
- CRM (bei Kontaktanfragen)
- Verkauf (bei Angebotsanfragen)
- Helpdesk (bei Supporttickets)
- Buchhaltung (bei Rechnungsfragen)
So werden relevante E-Mails automatisch dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet.
2. Dokumentation & Nachvollziehbarkeit durch den Chatter
Der Odoo-eigene Chatter ist ein zentrales Kommunikations- und Verlaufsprotokoll. Jede versandte oder empfangene E-Mail wird dort mit Zeitstempel und Kontext gespeichert – inkl. Anhang, Absender, Empfänger und Inhalt. Mit diesem Chatter leistet Odoo als ERP-System einen zentralen Beitrag zur revisionssicheren Archivierung von Nachrichten.
Das bedeutet:
- Kein Medienbruch zwischen Mailprogramm und ERP
- Lückenlose Dokumentation der Kommunikation
- Unveränderbarkeit durch Versionshistorie
3. Aufbewahrung & Archivstruktur über das Dokumentenmodul
Das Modul „Dokumente“ in Odoo ermöglicht die strukturierte Ablage von E-Mail-Inhalten als PDF oder Original-Nachricht (EML/MSG). Hier können Regeln festgelegt werden, z. B.:
- Automatischer Export in Archivordner bei Abschluss eines Vorgangs
- Klassifikation nach Aufbewahrungsfrist (6 oder 10 Jahre)
- DSGVO-konforme Löschregeln nach Fristende
Die Archivierung kann lokal oder auf externen Cloud-Speichern erfolgen – je nach Compliance-Anforderung.
4. Berechtigungen und Zugriffsschutz
Über die Benutzerverwaltung in Odoo lassen sich feingranulare Berechtigungen definieren. So kann z. B.:
- Der Vertrieb nur seine eigenen E-Mails sehen
- Die Buchhaltung Zugriff auf steuerrelevante Nachrichten erhalten
- Die Geschäftsführung alle archivierten Dokumente prüfen
Zusätzlich lässt sich der Zugriff auf das Dokumentenmodul mit Audit Trails und Protokollierung absichern.
GoBD-konforme Umsetzung: Was ist zu beachten?
Um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen, sollten Sie folgende Punkte sicherstellen:
🔒 Unveränderbarkeit: E-Mails dürfen nach Archivierung nicht mehr verändert werden. Das wird in Odoo durch PDF-Konvertierung, Versionierung und Protokollierung gewährleistet.
📂 Vollständigkeit: Archiviert werden müssen alle steuerrelevanten E-Mails – also auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsinformationen. Auch dies wird in Odoo realisiert.
📜 Nachvollziehbarkeit: Der Weg der Nachricht – von Eingang über Bearbeitung bis zur Ablage – muss vollständig dokumentiert sein. Dies wird durch die durchgängige Verknüpfung mit Geschäftsobjekten in Odoo sichergestellt.
🕒 Aufbewahrungsfristen: Diese sollten über automatisierte Regeln abgebildet werden. Odoo erlaubt hierfür Workflows, z. B. eine automatische Markierung zur Löschung nach 10 Jahren.
📌 Exportfähigkeit: Im Falle einer Betriebsprüfung müssen archivierte E-Mails exportierbar sein – Odoo erlaubt den problemlosen PDF-Export und die strukturierte Datenbereitstellung.
Zusätzliche Tipps aus der Praxis
🔧 Automatisierung nutzen
Sie können Regeln nutzen, um bestimmte E-Mail-Typen automatisch zu archivieren, zu verschlagworten oder in bestimmten Verzeichnissen abzulegen.
🌐 Schnittstellen einbinden
Für besonders hohe Compliance-Anforderungen kann Odoo auch mit externen DMS-Systemen oder Langzeitarchiven wie D.velop, DocuWare oder DATEV-Archiv verbunden werden.
📋 Interne Richtlinien erstellen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, welche E-Mails wie archiviert werden müssen. Ein internes Handbuch zur E-Mail-Archivierung schafft Klarheit und schützt im Ernstfall. Gerne schulen wir dazu Ihre Mitarbeiter.
Fazit: Revisionssicherheit einfach gemacht – mit Odoo
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen keine Kür mehr, sondern Pflicht. Mit Odoo setzen Sie auf eine integrierte Lösung, die nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch Ihre internen Prozesse deutlich effizienter macht.
Statt paralleler Systeme und aufwendiger manueller Ablagen profitieren Sie von:
✅ Vollautomatisierung der Archivierung
✅ Durchgängiger Nachvollziehbarkeit
✅ Geringem IT-Aufwand
✅ Skalierbarkeit und Flexibilität
Ob kleines Unternehmen oder Konzern – Odoo bietet Ihnen nicht nur ein vollständiges ERP-System, sondern auch die passende Infrastruktur für moderne, digitale und revisionssichere E-Mail-Verwaltung.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Archivierung mit Odoo
1. Ist Odoo GoBD-konform?
Ja – bei richtiger Konfiguration (z. B. mit unveränderbarer Archivierung, Benutzerrechten und Protokollierung) lässt sich Odoo GoBD-konform betreiben. Eine zusätzliche Verfahrensdokumentation sollte selbstverständlich sein.
2. Können E-Mails nachträglich gelöscht werden?
Nur durch autorisierte Admins – dies lässt sich jedoch protokollieren und über Workflows einschränken. Für GoBD-relevante Nachrichten empfiehlt sich die Sperrung für Änderungen.
3. Muss ich ein zusätzliches Archivsystem nutzen?
Nicht zwingend. Odoo bringt mit dem Dokumentenmodul bereits viele Archivfunktionen mit. Für besonders hohe Compliance-Anforderungen ist eine DMS-Integration problemlos möglich.
4. Können auch Anhänge archiviert werden?
Ja – E-Mail-Anhänge wie PDFs, Bilder oder ZIP-Dateien werden automatisch mit abgelegt und sind über das zugehörige Dokument aufrufbar.
5. Gibt es eine Möglichkeit zur Prüfung durch den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer?
Ja – entweder über temporäre Benutzerrollen mit Leseberechtigung oder durch gezielten Datenexport (z. B. DATEV-konform).
Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Wie Sie mit Odoo Ihre E-Mail-Kommunikation gesetzeskonform archivieren