Die Digitalisierung schreitet in vielen Bereichen des Lebens voran, die öffentliche Verwaltung bildet hier keine Ausnahme. Ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die seit dem 27. November 2020 für alle Rechnungen gilt, die an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gestellt werden. Diese Maßnahme zielt darauf ab, das Rechnungswesen zu modernisieren, Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Transparenz zu erhöhen. Seit 2025 betrifft die E-Rechnung nicht mehr nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Auch im inländischen B2B-Geschäft wird die strukturierte elektronische Rechnung schrittweise zum Standard. Unternehmen müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen müssen.
In diesem Artikel (den wir übrigens zuletzt 2026 an die aktuelle Rechtslage angepasst haben) erläutern wir die wichtigsten Aspekte der E-Rechnungspflicht, was Unternehmen beachten müssen und wie Softwarelösungen sie dabei unterstützen können, den Anforderungen gerecht zu werden.
1. Hintergrund und rechtliche Grundlagen
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück, die den öffentlichen Sektor in Europa dazu verpflichtet, E-Rechnungen in einem strukturierten und standardisierten Format zu akzeptieren. Ziel der Richtlinie ist es, den Austausch von Rechnungen zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Die deutsche Regierung hat diese Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Sie legt fest, dass alle öffentlichen Auftraggeber Rechnungen nur noch in elektronischer Form akzeptieren dürfen.
Auf Bundesebene ist die E-Rechnungspflicht seit November 2020 in Kraft. Auf Länderebene gelten teilweise unterschiedliche Fristen, wobei die meisten Länder ebenfalls die Nutzung der E-Rechnung für ihre Verwaltungsprozesse vorschreiben. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber verkaufen, sind damit direkt betroffen und müssen ihre Rechnungen in einem spezifischen elektronischen Format einreichen.
2. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF-Dokument, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Sie unterscheidet sich somit grundlegend von einem klassischen PDF-Dokument.
In Deutschland muss die E-Rechnung dem Standard XRechnung entsprechen. Alternativ ist auch das ZUGFeRD-Format (in der Version 2.1 oder höher) zulässig, sofern es den Vorgaben der EU-Richtlinie entspricht.
Diese beiden Formate enthalten alle notwendigen Rechnungsdaten in strukturierter Form, sodass sie von den IT-Systemen der öffentlichen Auftraggeber direkt verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.
Der besondere Vorteil einer E-Rechnung liegt vor allem in der Art der Datenübermittlung: Während bei klassischen Rechnungen ein Mensch die Inhalte prüfen und manuell verarbeiten muss, werden E-Rechnungen direkt von den Buchhaltungssystemen verarbeitet. Dies reduziert Fehler und beschleunigt die Bearbeitung erheblich.
Achtung: Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass ein einfaches PDF ab 2025 nicht mehr unter die Definition der E-Rechnung fällt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x können diese Anforderungen erfüllen. Ein einfaches PDF gilt dagegen nicht als E-Rechnung, weil es keine strukturierte maschinenlesbare Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition ist.
3. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Grundsätzlich sind alle öffentlichen Auftraggeber – also Bund, Länder und Kommunen – sowie deren Lieferanten und Dienstleister zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen an öffentliche Stellen verkaufen, ihre Rechnungen elektronisch einreichen müssen. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Aufträge, die die Vergabeverfahren betreffen, also für die meisten Beschaffungen im öffentlichen Sektor.
Es gibt aktuell jedoch noch Ausnahmen: So sind Rechnungen unter einem Betrag von max. 250 € für den allgemeinen B2B-Verkehr (§ 33 UStDV) bisher nicht von der Pflicht betroffen. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen, die noch keine E-Rechnungen ausstellen können, wurden teilweise noch Übergangsregelungen eingeführt, wobei die genauen Fristen von Bundesland zu Bundesland variieren können.
Ungeachtet solcher Übergangsfristen sollte jedes Unternehmen, das mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte macht, bereits jetzt das Thema E-Rechnung angehen. Wie wichtig dem Gesetzgeber dieses Thema ist, zeigt auch das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108). Dort ist geregelt, dass elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich verpflichtend sein werden.
Aktuell gilt: bis Ende 2026 sind Papierrechnungen in Ausnahmefällen noch erlaubt, ab 01.01.2027 gilt E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 €.
Achtung: Empfangspflicht seit 2025: Unternehmen müssen die technischen Voraussetzungen erfüllen
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Die Übergangsfristen betreffen vor allem die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, nicht aber die Empfangsbereitschaft.
Das bedeutet: Auch Unternehmen, die selbst noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden dürfen, müssen eingehende strukturierte E-Rechnungen verarbeiten und archivieren können.
Die IHK München weist dabei auch auf einen wichtigen Punkt hin: Für die Aufbewahrung reicht es nicht, nur eine lesbar gemachte PDF-Ansicht abzulegen; maßgeblich ist das strukturierte XML-Format.
Zeitplan der B2B-E-Rechnungspflicht
| Zeitraum | Bedeutung |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen; sonstige Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin verwendet werden. |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Ab 01.01.2028 | Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich umfassend für inländische B2B-Umsätze. |
4. Übermittlung der E-Rechnung
E-Rechnungen können über spezielle Portale an die öffentlichen Auftraggeber übermittelt werden. Auf Bundesebene wird hierfür v.a. das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) genutzt. Teilweise kann die Abgabe auch über andere zentrale Portale der jeweiligen Bundesländer erfolgen. Eine manuelle oder E-Mail-basierte Einreichung in Form von PDF-Dokumenten ist nicht zulässig. Öffentliche Auftraggeber sind seit der Einführung der E-Rechnungspflicht berechtigt, Papier oder PDF-Rechnungen abzulehnen.
Zudem gibt es Plattformen wie das PEPPOL-Netzwerk, das als standardisierte Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten dient.
Wichtig zu betonen ist, dass Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format nicht mehr akzeptiert werden. Unternehmen, die diese Formate dennoch einreichen, riskieren, dass ihre Rechnungen zurückgewiesen und nicht bearbeitet werden.
5. Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, sowohl für die öffentlichen Auftraggeber als auch für die Unternehmen, die Rechnungen einreichen. Insbesondere nachstehende Vorteile sind hier hervorzuheben:
- Effizienzsteigerung: E-Rechnungen können direkt in den Buchhaltungssystemen der öffentlichen Auftraggeber verarbeitet werden, was den Bearbeitungsprozess und die Zahlungen erheblich beschleunigt. Die automatische Übernahme der Rechnungsdaten reduziert zudem die Fehlerquote.
- Kostenersparnis: Da die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt, können Unternehmen und öffentliche Verwaltungen Kosten für Personal und Verwaltung reduzieren.
- Umweltschutz: Durch den Verzicht auf Papierrechnungen wird weniger Papier verbraucht, was zu einer besseren Umweltbilanz beiträgt.
- Transparenz: Durch die Standardisierung der Rechnungsformate ist eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle der Rechnungsdaten möglich.
6. Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung
Für viele Unternehmen stellt die Einführung der E-Rechnung eine Herausforderung dar. Vor allem kleinere Unternehmen, die noch keine umfassenden digitalen Buchhaltungsprozesse etabliert haben, sehen sich vor technische und organisatorische Hürden gestellt. Auch die Umstellung auf ein neues Rechnungsformat und die Integration in bestehende Systeme können Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Viele Unternehmen übersehen dabei, dass es hervorragende Standardlösungen gibt, die mit wenig Aufwand das Erstellen von E-Rechnungen möglich machen und dabei gleichzeitig Effizienzgewinne heben können.
7. Odoo als Lösung für die E-Rechnungspflicht
Um Herausforderungen verbunden mit der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, ist es entscheidend, eine Software zu nutzen, die den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung entspricht. Hier bietet das modulare ERP-System Odoo eine hervorragende Lösung. Odoo hat dabei ein zukunftsfähiges System - mehr als 10 Millionen Nutzer und eine Bewertung von Odoo mit mehr als 5 Mrd. US-$ sind ein deutliches Zeichen.
Odoo unterstützt die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen sowohl im XRechnung- als auch im ZUGFeRD-Format. In aktuellen Odoo-Versionen stehen auch mächtige Funktionen für die Peppol-Anbindung zur Verfügung. Entscheidend ist jedoch die korrekte Konfiguration der Rechnungsdaten, Kontakte, Steuerinformationen und Unternehmensdaten. Eine aktivierte Funktion allein genügt nicht, wenn Pflichtangaben oder Stammdaten fehlen. Achten Sie daher auf die richtige Konfiguration in Odoo. Sprechen Sie uns gerne an.
Dies ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen. Dank seiner Modularität können Unternehmen Odoo flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen und die E-Rechnungsfunktion nahtlos in ihre bestehenden Prozesse integrieren.
Zudem bietet Odoo eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Unternehmen profitieren von der einfachen Integration in andere Systeme, der übersichtlichen Verwaltung ihrer Rechnungen und der Möglichkeit, alle notwendigen Daten mit wenigen Klicks an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln.
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: Der oft unterschätzte Teil
Viele Unternehmen denken bei der E-Rechnung zuerst an den Versand eigener Rechnungen. Seit 2025 ist jedoch der Empfang mindestens genauso wichtig. Unternehmen müssen eingehende strukturierte Rechnungen nicht nur öffnen, sondern auch korrekt prüfen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
In Odoo kann die E-Rechnungspflicht daher nicht isoliert betrachtet werden. Entscheidend ist der gesamte Prozess:
- Eingang der Rechnung
- Zuordnung zum Lieferanten
- Prüfung der Rechnungsdaten
- Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
- Archivierung des strukturierten Originalformats
- Verknüpfung mit Bestellung, Wareneingang oder Projekt
Gerade hier zeigt sich der Vorteil eines integrierten ERP-Systems. Eingangsrechnungen sind nicht nur Dokumente, sondern Teil eines durchgängigen Beschaffungs- und Buchhaltungsprozesses.
Durch die Nutzung von Odoo können Unternehmen also nicht nur die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht erfüllen, sondern gleichzeitig ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten und Kosten sparen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist eine wichtige Voraussetzung für alle Organisationen, die am öffentlichen Beschaffungswesen teilnehmen wollen. Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen an die öffentliche Hand verkaufen, müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen. Mit Softwarelösungen wie z.B. Odoo wird dieser Umstellungsprozess deutlich erleichtert, da die Plattform alle notwendigen Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von E-Rechnungen bietet. Damit profitieren Unternehmen nicht nur von der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch von effizienteren, transparenteren und kostensparenden Prozessen.
Ist Ihr Odoo bereit für die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht ab 2027? Wir prüfen gerne mit Ihnen gemeinsam, ob Stammdaten, Rechnungsformate, Peppol-Anbindung und Buchhaltungsprozesse korrekt vorbereitet sind. Vereinbaren Sie ganz einfach einen Termin.
FAQ
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelung, weil sie kein strukturiertes elektronisches Format darstellt.
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt. Für größere Unternehmen greift sie ab 2027, grundsätzlich umfassend ab 2028.
Welche Formate sind relevant?
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD 2.x relevant, sofern sie die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
Kann Odoo E-Rechnungen erstellen?
Ja, Odoo kann elektronische Rechnungen unterstützen. Wichtig ist jedoch eine saubere Einrichtung der Stammdaten, Steuerinformationen, Rechnungsformate und Versandwege.
Quellen:
Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV): https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2023/04/E-RechV.pdf
Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108): https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2024/108/VO.html
E-Rechnungspflicht in Deutschland